Функциональные обязанности и роль в формировании корпоративной структуры секретаря-референта; оптимальная организация его рабочего места и времени. Изучение механизмов взаимодействия руководителя и секретаря. Особенности работы с посетителями в приемной.
Аннотация к работе
Актуальность исследования: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря-референта со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. Секретарь-референт является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность. Исходя из вышесказанного, целью данной работы является изучение деятельности секретаря-референта с учетом современных условий деятельности.Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, "леность и недосмотр" наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до "лишения живота и пожитков". К 10-му рангу относились секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегий. 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надворных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций - от секретаря, секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, секретаря-офис-менеджера и секретаря на ресепшн.Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю-референту о методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, а также сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю. Секретарь должен принять к сведению полученную информацию, пожелания руководителя, уяснить свои обязанности, права, пределы компетенции, оценить ответственность предстоящей работы, определить свое место и положение в коллективе. Значительное место в работе любого руководителя занимают телефонные переговоры. Для этого секретарь-референт должен: Хорошо знать круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время; Отсылать абонента к тому руководителю или работнику, который может решить вопрос по существу.Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Деятельность предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов: - организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые называются реквизитами). В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы.Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта Компании "Нормал Вент". Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции: - ведение документации дирекции предприятия; Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу Компании "Нормал Вент", согласовывается с юрисконсультом Компании "Нормал Вент", и утверждается директором. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гра
План
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
ГЛАВА 1. Место секретаря в современной организации
1.1 История секретарских служб в России
1.2 Роль секретаря-референта в формировании корпоративной структуры
1.3 Механизм взаимодействия руководителя и секретаря-референта
ГЛАВА 2. Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта
2.1 Распределение информационных потоков в организации
2.2 Функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации
ГЛАВА 3. Секретарь-референт помощник руководителя
3.1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря-референта
3.2 Работа с посетителями в приемной
3.3 Рациональная организация работы секретаря-референта