История, особенности организационной структуры и функции Финансового Управления. Деятельность службы документационного обеспечения, нормативно-правовая база реализации данного процесса. Организация документооборота и информационно-справочной работы.
Аннотация к работе
Специфика делопроизводства в органах местного самоуправления обусловлена, несимметричностью служебных отношений и наличию субординации, которые в свою очередь потребовали выработки специальных правил служебного этикета, которые бы оформляли поведение и взаимоотношения сотрудников в различных конкретных служебных ситуациях (распоряжение, наказание, поощрение, обращение, общение с подчиненным, совещание, увольнение с государственной службы, границы лояльности государственного служащего по отношению к руководителю или учреждению). Цель настоящей дипломной работы состоит в изучении организации работы с документами в Финансовом Управлении Администрации города Кирова. Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены в Федеральном законе от 02.03.2007 №25-ФЗ (ред. от 17.07.2009) «О муниципальной службе в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Немало важными при работе с документами являются государственные стандарты, а именно ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.В рамках реформ сформирована современная система управления общественными финансами: создана необходимая нормативная правовая база; расширен горизонт финансового планирования; внедрены инструменты бюджетирования, ориентированного на результат: доклады о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования, муниципальные и ведомственные целевые программы, муниципальные задания; бюджетный процесс организован с учетом безусловного исполнения действующих и вновь принимаемых обязательств, оценки объемов принимаемых обязательств и ресурсных возможностей бюджета; бюджетные ассигнования планируются на основании перечня муниципальных услуг (работ), по которым должен производиться учет потребности в их предоставлении; внедрена казначейская система исполнения бюджета, обеспечивающая эффективный учет и исполнение действующих обязательств; управление единым счетом бюджета; формирование достоверной и прозрачной бюджетной отчетности. Финансовое управление администрации города Киров возглавляет начальник управления, являющийся заместителем Главы администрации по финансово-экономическим вопросам, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой администрации города Киров. Начальник Финансового управления администрации города Киров: · вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы администрации проекты нормативно-правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Финансового управления; Инструкция по делопроизводству в Администрации города Кирова (Приложение 4) - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Деятельность Финансового Управления Администрации города Кирова сопровождается составлением разных видов документов.В Администрации система электронного документооборота уже активно действует, но все еще имеются недочеты: регламент работы с системой электронного документооборота не соответствует реальным возможностям усовершенствованной системы, не все работники справляются с программой и необходимы курсы повышения квалификации. В Администрации города Кирова все документы имеют общие этапы прохождения и обработки. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе. Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы. Экспертиза ценности документов в Администрации города Кирова на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
Введение
документооборот информационный правовой управление
Проблемы, связанные с документированием деятельности муниципальной службы, приобрели особую актуальность в связи с ростом значимости деятельности муниципальных служащих, решающих задачи местного самоуправления.
Специфика делопроизводства в органах местного самоуправления обусловлена, несимметричностью служебных отношений и наличию субординации, которые в свою очередь потребовали выработки специальных правил служебного этикета, которые бы оформляли поведение и взаимоотношения сотрудников в различных конкретных служебных ситуациях (распоряжение, наказание, поощрение, обращение, общение с подчиненным, совещание, увольнение с государственной службы, границы лояльности государственного служащего по отношению к руководителю или учреждению).
В дипломной работе рассмотрены теоретические основы документирования деятельности муниципальной службы, проблемы и актуальные вопросы ведения делопроизводства.
Актуальность темы обусловлена современным этапом развития муниципального управления в России, быстрым развитием и автоматизацией делопроизводства, характеризуется возросшей потребностью в профессиональных мобильных специалистах, способных успешно выполнить все требования в изменяющихся социально-экономических условиях.
Цель настоящей дипломной работы состоит в изучении организации работы с документами в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.
Достижение поставленной цели обусловило выдвижение и решение следующих задач: · изучить историю, организационную структуру и функции Финансового Управления
· охарактеризовать службу документационного обеспечения деятельности Финансового Управления
· изучить нормативно - правовую базу деятельности службы документационного обеспечения Финансового Управления
· проанализировать все этапы документирования деятельности Финансового Управления
· изучить организацию документооборота и информационно - справочной работы в Финансовом Управлении
· ознакомиться с процедурой систематизации и формировании дел
· проанализировать этапы подготовки дел к передаче в архив
В качестве объекта исследования выбрана Администрация города Кирова, а именно Финансовое Управление.
Предмет исследования - система документационного обеспечения управления в Администрации и ее экономико-организационные, социальные и нормативно-правовые аспекты.
В процессе обзора источников и литературы была изучена законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации, так как она достаточно обширна и на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. Законодательство четко регламентирует круг полномочий, права и обязанности власти на местах. Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены в Федеральном законе от 02.03.2007 №25-ФЗ (ред. от 17.07.2009) «О муниципальной службе в Российской Федерации». Данный закон определяет понятия муниципальной должности, муниципальной службы, разряды, ограничения, поощрения, ответственность, гарантии муниципальных служащих и другие вопросы муниципальной службы.
Также в Федеральном законе от 06.10.2003 №131-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Данный закон устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления.
Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в муниципальном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты: Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, также применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Немало важными при работе с документами являются государственные стандарты, а именно ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
ГОСТ Р 7.0.8-2013, данный стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы. Например, Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №299) (ред. от 26.09.2013). Данный классификатор является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Неопубликованными источниками являются Устав Администрации города Кирова, в котором закреплены нормативно правовой статус и структура администрации. В Положении о Финансовом Управлении администрации города Кирова и в Положении об Управлении делопроизводства и архива, зафиксированы общие сведения об управлении, задачи, функции, полномочия, оказываемые услуги и организация деятельности данных структурных подразделении.
Достаточно разносторонне исследованы и представлены в печатной литературе системы документации, образующиеся в деятельности муниципальных органах власти.
Следует выделить несколько тематических направлений в решении этой важной и актуальной проблемы. Первое направление связано с теоретическими и практическими аспектами управления документацией на общегосударственном и отраслевом уровнях, в пределах отдельной организации.
В статье Л.Р. Фионовой и Г.Т. Мустафиной «Организация работы делопроизводителя финансового управления района» рассмотрены вопросы организации работы делопроизводителя финансового управления района. Подробно описаны функции и задачи, которые выполняет делопроизводитель в данном отделе.
Так, как во многих организациях, в том числе и муниципальных применяется смешанная система электронно - бумажного делопроизводства, актуальной является статья М.П. Бобылевой «Некоторые вопросы применения смешанного электронно - бумажного документооборота». В статье рассматривается концепция смешанного электронно-бумажного документооборота, все положительные и отрицательные стороны этого явления, а также нормативно - методическая база.
Были проанализированы правовые, экономические, социальные и организационно-технические аспекты развития документационного обеспечения управления на современном этапе, рассмотрены организационная структура государственного и муниципального управления документацией в Российской Федерации, пути воздействия государства на работу с документами в негосударственной сфере экономики.
Также интересна статья В.Ф. Янковой «Система делопроизводства в организации: важные вопросы», в которой сформулированы особенности составления и оформления текстов документов. В ней говорится о том, какие факторы необходимо учитывать при составлении текста документа и его оформлении. Также подробно описаны языковые и стилевые особенности основного текста документа. Что немало важно при составлении документов органах местного самоуправления.
На основе обзора источников и литературы, можно сделать вывод, что вопросы документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления довольно полно освещены.
Вывод
Таким образом, Администрация города Кирова это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий.
Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, - внедрение электронного документооборота. В Администрации система электронного документооборота уже активно действует, но все еще имеются недочеты: регламент работы с системой электронного документооборота не соответствует реальным возможностям усовершенствованной системы, не все работники справляются с программой и необходимы курсы повышения квалификации. То есть продолжается усовершенствование самого программного обеспечения, но не совершенствуются навыки работников.
В Администрации города Кирова все документы имеют общие этапы прохождения и обработки. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.
Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е., те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.
Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.
В используемой технологии обработки документа Администрация города Кирова рассматривается как объединение равноправных структурных подразделений, без детализации на уровне конкретных исполнителей. Каждому подразделению назначается роль, определяющая обязанности по обработке различных видов документов. Для разных документов одно и то же подразделение может выступать в различных ролях (канцелярия, руководитель, исполнитель и др.).
В регламенте работы в системе электронного документооборота в администрации происходит деление документов на пять групп по различным этапам работы с ними: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, протоколы совещаний, обращения граждан.
В этой работе были рассмотрены все этапы работы с документами и система электронного документооборота в Администрации города Кирова. Работа с документами практически полностью автоматизирована, но для полного перехода к электронным документам еще не хватает ни техники, ни навыков, ни средств. Уменьшить объем бумажного документооборота удалось за счет перевода внутреннего документооборота в полностью электронный вид, расширения локальной сети, включения в нее других муниципальных учреждений, что так же позволило перевести объемную переписку с ними, в электронный вид. Обращения граждан принимаются на сайте администрации, но перевести их в полностью электронный вид не удается, все еще большое количество обращений поступают в письменном виде.
Хранения документов в Администрации города Кирова организуется на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Ежедневно в Администрации разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).
Процесс заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.
Экспертиза ценности документов в Администрации города Кирова на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия. Функции и права экспертные комиссии, а также организация их работы определяются инструкцией по делопроизводству, которая утверждаются главой администрации.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения должна осущесвляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно специалистами Управления делопроизводства и архива совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архива. Я столкнулась с тем, что документы за 2008, 2009 года все еще не были разобраны, не говоря уже об оформлении и формировании дел. Все это можно объяснить загруженностью, но такая же ситуация и в других структурных подразделениях.
Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.
Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.
Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.
Формирование дел ведется децентрализовано. В администрации дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет Управление Делопроизводства и архива в форме разъяснений и консультаций. Архив оказывает методическую помощь при формировании дел.
Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Рекомендации по улучшению работы с документами в Администрации города Кирова: 1. Даже в условиях системы электронного документооборота, в администрации преобладает бумажный документооборот, что увеличивает затраты и время. Необходимо, повышать количество документов электронного вида и работать с ними без использования бумажного варианта.
2. Оформление дел на практике происходит неравномерно, в 2014 году формировались и оформлялись дела за 2011-2012 года, что затрудняет передачу дел на хранение в архив. Необходимо назначить ответственного сотрудника, для выполнения данной процедуры.
3. Все вышеназванные недочеты оправдываются нехваткой кадров, что свидетельствует о необходимости корректировки самой структуры Финансового Управления и подбором квалифицированных кадров.
Итак проведенный анализ свидетельствует о необходимости унификации на общегосударственном уровне порядка документирования деятельности исполнительно - распорядительного органа по реализации закрепленных функций (управление имуществом, сфера ЖКХ и т.д.). Что касается организации работы с документами, то значительную роль в этом процессе играют локальные организационно - нормативные документы, разработанные в соответствии с существующими требованиями в сфере Документационного обеспечения управления, а также применяемые технологии и технические средства.