Составление документации и организация документооборота в аптеке. Схема движения и технология обработки документов. Делопроизводство аптечной организации на примере розничной сети аптек в Иркутской области. Совершенствование работы с документами.
Аннотация к работе
Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит прежде всего из документов. Управленческая деятельность тесно связана с работой с документами. Принятие и выработка управленческих решений происходит на базе полученной и переработанной информации, носителем которой служит документ на бумажной основе. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность.Документ - объект труда в сфере управления - является материальным объектом с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования. Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования. Документы, обеспечивающие организацию и функционирование аптечных предприятий, подразделяют на 3 группы: 1) Организационно-распорядительную документацию (инструкции, положения, решения, уставы, протоколы); Состав и количество документов в различных организациях (предприятиях, учреждениях) определяется кругом вопросов и порядком их разрешения, а также объемом и характером прав организации (предприятия, учреждения) и его взаимосвязи с другими организациями (предприятиями, учреждениями).Устав содержит в себе: общие положения (задачи и цели), организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязь), регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц), финансово-материальная база (размер основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями), отчетная и ревизионная деятельность, порядок ликвидации и ответственность по делам организации. Подготовка приказа включает в себя следующие стадии: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание приказа. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях коллектива организации, рабочих совещаниях и др. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки.Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Фармэконом» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Фармэконом», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов. Данные документы используются для организации работы ООО «Фармэконом», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.Документирование в фармацевтическом менеджменте предполагает выявление потребности в документировании фактов, событий, управленческих ситуаций, разработку и оформление документов в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов и государственных стандартов. Само по себе документирование не решает всех проблем, связанных с документальным обеспечением управления фармацевтической организацией. Процесс создания документов дополняется организацией работы с ними, которая включает такие важные процедуры, как регистрация, систематизация, передача, хранение, контроль исполнения. Любое предприятие (организация, фирма) представляет собой сложный и в достаточной степени самоорганизующийся механизм (внутренняя среда), функционирующий в окружающем его мире (внешняя среда).
План
Содержание документация аптека делопроизводство
Введение
Глава 1. Делопроизводство. Классификация документов. Функции и унификация
Глава 2. Составление документации. Организация документооборота
Глава 3. Делопроизводство аптечной организации на примере розничной сети Иркутской области ООО «Фармэконом»
3.1 Основные правила организации документооборота ООО «Фармэконом»
3.2 Совершенствование работы с документами ООО «Фармэконом»
3.3 Схема движения и технология обработки документов ООО «Фармэконом»
Заключение
Список литературы
Введение
Одним из основных ресурсов деятельности современных фармацевтических организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит прежде всего из документов.
Управленческая деятельность тесно связана с работой с документами. Принятие и выработка управленческих решений происходит на базе полученной и переработанной информации, носителем которой служит документ на бумажной основе.
Документооборот - движение документов в учреждении (организации) с момента их создания или получения до завершения работы с ними. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Перемещение документов в учреждении не может быть хаотичным, оно должно быть управляемым.
Документ - материальный носитель информации. Имеет юридическую силу и служит доказательством при решении хозяйственных споров или рассмотрении трудовых споров.
Документ является не только носителем информации, но и средством ее фиксации и передачи. Это непрерывный элемент любой организации, средство общения между учреждениями, гражданами. Он выступает как предмет труда, так и как средство труда. Необходимость подтверждения создания и наличия соответствующих управленческих действий, передачи информации, ее использования, хранения и приводит к процессу создания документов. Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования.
Вывод
Документирование в фармацевтическом менеджменте предполагает выявление потребности в документировании фактов, событий, управленческих ситуаций, разработку и оформление документов в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов и государственных стандартов.
Само по себе документирование не решает всех проблем, связанных с документальным обеспечением управления фармацевтической организацией. Процесс создания документов дополняется организацией работы с ними, которая включает такие важные процедуры, как регистрация, систематизация, передача, хранение, контроль исполнения. Процедуры работы с готовыми документами объединяются понятием документооборот. Поэтому делопроизводство одно из основных ресурсов деятельности современных фармацевтических организаций.
Любое предприятие (организация, фирма) представляет собой сложный и в достаточной степени самоорганизующийся механизм (внутренняя среда), функционирующий в окружающем его мире (внешняя среда). И хотя предприятие самостоятельно определяет свою структуру, политику, сферу деятельности, принимает решения, оно в значительной степени зависит от внешней среды своего окружения.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Проведя анализ организации документооборота ООО «Фармэконом» можно сделать вывод, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства.
Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам).
Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ООО «Фармэконом» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.
Список литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2010. - 248 с.
2. Воллосович, Н.Е. Эффективный менеджмент: делопроизводство в аптеке // Новая аптека. - 2012. - №1. - С. 17-21.
3. Геллер Л.Н. Фармацевтический менеджмент - И.: ИГМУ, 2010 г.
4. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В., Степанов Е.А., Янковая В.Ф. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е издание, перераб. и дополн.; Под ред. Коренеева И.К., Кудряева В.А. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2012. - 456 с.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ДИС, 2010. - 327с.
6. Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2013. - 359 с.
7. Золотухина Л.А., Кабакова Т.И., Михайлова С.А. Анализ и пути совершенствования организации делопроизводства в современной аптеке // Фундаментальные исследования. - 2011. - № 10 (часть 3). - стр. 608-610.
9. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник - М.: ИНФРА-М, 2008
11. Луганинов, С.Е. Фотография рабочего времени //Справочник экономиста. - 2007. - №1. - С. 8-20.
12. Мингалев В.С. Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. - М.: МГИАИ, 2011. - 145с.
13. Общероссийский классификатор управленческой документации // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. - 2010. - №3. - С. 22-29.
14. Состав нормативно-справочной информации, применяемой в сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. - 2010. - №9. - С. 41-46.
15. Хруцкий В.Е. Современный маркетинг [Текст]. - М.: Инфра, 2007. - 268 с.