Делопроизводство кадровой службы в учреждениях юстиции. База исследования: Отдел МВД России по городскому округу Семеновский - Курсовая работа

В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение о службе персонала (об отделе кадров), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы. ? служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, ученых и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Тема: «Делопроизводство кадровой службы в учреждениях юстиции. База исследования: Отдел МВД России по городскому округу Семеновский».

Цель курсовой работы: получить возможность в теоретическом и практическом аспектах более подробно ознакомиться с одной из технологических операций, выполняемой работниками отдела кадров: делопроизводства кадровой службы.

Задачи

Исследование в Отделе МВД России по г.о. Семеновский: ? Краткой истории и структуры;

? Общей характеристики делопроизводства;

? Нормативной базы;

? Места отдела кадров в учреждении;

? Должностного и численного состава отдела кадров;

? Документов, проходящих через отдел кадров.

Основные термины и понятия по теме

? Делопроизводство кадровой службы;

? Формирование, ведение и оформление личных дел;

? Систематизация и хранение документов кадровой службы.

Освещенность темы. Данная тема имеет широкую освещенность в научной и учебной литературе. При написании курсовой работы я ознакомилась с рассмотрением этой темы в учебниках: ? Единая государственная система делопроизводства. Основные положения [Текст]. - М.: Госстандарт России 2004. - С. 23-60.

? Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документации

? Кузнецова Т.В. Делопроизводство [Текст]: Учебник для вузов / Т. А. Быкова, Л.М Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина; Под общ. ред. проф.Т. В. Кузнецовой .- М.: МЦФЭР, 2009. - 408 с.

? Кузнецова Т.В. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства [Текст] // Делопроизводство, 2008. - № 4. - С. 19-27.

? Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ [Текст] Секретарское дело, 2009. - № 3. - С. 11 - 15.

1. Теоретическая часть кадровый делопроизводство документооборот

1.1 Делопроизводство кадровой службы

1.1.1 Законодательные акты, нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется прежде всего безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратится и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.

Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где статья 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируется установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск».

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем прежде всего, находим определение базового понятия - «социальное партнерство». В соответствии со ст. 25 Трудового кодекса РФ «Сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей». В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: «Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством».

Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в ст. 24, таких, как ? равноправие сторон;

? уважение и учет интересов сторон;

? заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;

? соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

? полномочность представителей сторон;

? свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;

? добровольность принятия сторонами на себя обязательств;

? реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;

? обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;

? контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;

? ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

Прежде всего отметим, что отдельная статья 5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости: ? Трудовой кодекс Российской Федерации;

? иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;

? указы Президента Российской Федерации;

? постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

? нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

? нормативные правовые акты органов местного самоуправления;

? коллективные договора, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

1.1.2 Плановая документация

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирование труда, повышение квалификации рабочих и служащих и тп. Плановые документы составляются совместно с сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменение их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Структура и штатная численность организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурного подразделения и должностей; штатная численность сотрудников по каждой должности (УСОРД). Проект документа подписывается составителями, может быть предварительно согласован с руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируют руководители всех структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации.

1.1.3 Организационно-справочная документация

График отпусков - нормативный документ, определяющий порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудникам организации. Значение этого документа состоит в том, что с его помощью определяется очередность ежегодных оплачиваемых отпусков, согласно внутреннему распорядку, а также информация о планировании отпусков доводится до сведения сотрудников.

График (обычно используется унифицированная форма Т-7) составляется в каждом структурном подразделении организации, уполномоченным на это лицом. Его подписывают: руководитель структурного подразделения, работник отдела кадров. Затем согласуется с выборным представительным органом работников (например, профсоюз) и утверждается руководителем организации (приказ не издается).

Не позднее, чем за две недели, необходимо ознакомить сотрудника с графиком отпусков (образец уведомления). Если возникла необходимость перенести ежегодный оплачиваемый отпуск (с согласия сторон), в графике, согласно приказу руководителя, который издается при наличии документально подтвержденных обстоятельств, требующих переноса, делаются соответствующие изменения. Кроме того, при предоставлении отпуска в другой период, необходимы не только приказ о внесении изменений в график отпусков, а также заявление работника на отпуск.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

В ТК РФ нет прямого требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.

Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.

Кто должен заниматься составлением штатного расписания? Отдел по работе с персоналом? Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

1.1.4 Договорная документация

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключение коллективного договора определяется сторонами. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника.

1.1.5 Распорядительная документация

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождения от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении неочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.

Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями - его заместителем по персоналу.

В приказах (распоряжениях) обязательно указываются сведения о документе, послужившим основанием для издания. В приказе (распоряжении) требуется четко указывать юридические ценные сведения. В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: “С приказом ознакомлен…., далее подпись сотрудника и дата”. Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, то есть этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует факт, то есть выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

1.1.6 Учетно-кадровая документация

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс учетной документации можно разделить на две подгруппы: ? первичные учетные документы;

? производные (вторичные) учетные документы.

? к первичным учетным документам можно отнести: Личная карточка унифицированной формы № Т-2. В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и Т-2 ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного сотрудника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и тп., имеющие форму традиционных и электронных документов. Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учетные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией.

1.1.7 Документация по учету использования рабочего времени, документация по расчету оплаты труда персонала

Комплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы: ? табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

? табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

? расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

? расчетная ведомость (форма № 51);

? платежная ведомость (форма № Т-53);

? журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);

? лицевой счет (форма № Т-54);

? лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

? записка-расчет о предоставлении отпуска (форма № Т-60);

? записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);

? акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

1.1.8 Отчетная и отчетно-справочная документация

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью представления ее адресатам (годовой, полугодовой, квартальный и т.д.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это, прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

В работе кадровых служб значительное место занимает малоформализованая, внутренняя отчетно-справочная документация (справки, сводки, перечни и тп.), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 переменных наименований.

Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, характеризуется достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей - персональных данных.

1.1.9 Иная документация

Организационно-правовая документация

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение о службе персонала (об отделе кадров), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы. Правила внутреннего трудового распорядка является локальным нормативным актом организации, регламентирующим основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Правила подписываются руководителем кадровой службы и утверждаются работодателем организации.

Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Персональная документация

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя: ? документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д.

? документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого представления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда - резюме), характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10, Т-10а), почетная грамота и другие.

? документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и другие;

? служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, ученых и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособие по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках. Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема.

1.2 Формирование, ведение и оформление личных дел

Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела означает: ? внесение записей в графы и разделы личного дела;

? добавление документов;

? изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует;

? периодический учет входящих в личное дело документов;

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Таким образом, личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе: ? личный листок по учету кадров или анкета;

? дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

? автобиография;

? копии документа об образовании;

? трудовой договор (второй экземпляр);

? договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

? характеристики (рекомендательные письма);

? заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

? выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

? выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

? выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов: ? список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

? выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы: ? подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

? характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу.

При его заполнении используются следующие документы: ? паспорт;

? трудовая книжка;

? военный билет;

? документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

? документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью: ? личному делу присваивается учетный номер;

? производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

? в личное дело вкладывается внутренняя опись.

Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно, отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве компании либо в территориальном архиве.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов: ? по порядку номеров;

? в прямом алфавитном порядке.

? по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов - по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов - алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Таким образом, формирование дела определяется как «Группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел» ГОСТ Р51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в личное дело обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и хранению дел.

1.3 Систематизация и хранение документов кадровой службы

1.3.1 Номенклатура дел

Номенклатура дел службы кадров представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы кадров, с указанием сроков их хранения, оформленный в ус

1. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 06.04.2011)

2. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 07.02.2011)

3. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья)» от 26.11.2001 № 146-ФЗ (ред. от 30.06.2008)

4. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)» от 18.12.2006 № 230-ФЗ (ред. от 04.10.2010)

5. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 18.07.2010) (с изм. и доп., вступающими в силу с 02.08.2011)

6. «Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации» от 14.11.2002 № 138-ФЗ (ред. от 14.06.2011)

7. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 21.07.2011)

8. Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24.07.2002 №95-ФЗ (ред. от 12.07.2011)

9. «Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации» от 18.12.2001 № 174-ФЗ (принят ГД ФС РФ 22.11.2001) (ред. от 21.07.2011)

10. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

11. Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (принят ГД ФС РФ 23.11.1994) (ред. от 11.07.2011)

12. Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 01.07.2011)

13. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) «О персональных данных»

14. Федеральный закон от 25.07.2011 № 261-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных»

15. Федеральный закон РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010)

16. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ (ред. от 09.12.2010) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

17. Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (ред. от 01.07.2010)

18. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

19. Постановление Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

20. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

21. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 № 5219)

22. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008)

23. Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117 «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») (зарегистрировано в Минюсте РФ 24.12.2003 № 5356)

24. Постановление Правительства РФ от 19.05.2008 № 373 «О внесении изменения в правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»

25. Приказ ФСТЭК РФ от 05.02.2010 № 58 «Об утверждении Положения о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных» Зарегистрировано в Минюсте РФ 19.02.2010 № 16456.

26. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела (Указ Президента РФ от 30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела» (ред. от 23.10.2008)

27. Приказ Росархива от 26.08.2010 №63 «О признании утратившим силу перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 6.10.2000

28. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.12.2006 № 883 «Об утверждении порядка электронного документооборота между негосударственным пенсионным фондом, осуществляющим обязательное пенсионное страхование, и пенсионным фондом Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте РФ 05.02.2007 № 8887)

29. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 № 424н «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме»

30. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 31.12. 2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (зарегистрировано в Минюсте РФ 03.02.2003 № 4171)

31. Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (ред. от 08.12.2003)

32. Приказ Федеральной налоговой службы от 01.11.2004 № САЭ-3-09/16 «О методических разъяснениях по заполнению форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица и индивидуального предпринимателя» (зарегистрирован в Минюсте РФ 22.12. 2004 № 6220)

33. Приказ Росархива от 26.08.2010 №63 «О признании утратившим силу перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 06.10.2000

34. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33)

35. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст)

36. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; (утвержден Постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.)

37. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»; Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28)

38. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования (утвержден Постановлением Госстандарта России от 25.12. 2001 г. № 573 - ст) (ред. от 04.03.2004)

39. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1994

40. Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 23.12.2010)

41. Постановление Госстандарта РФ от 06.11.2001 № 454-ст «О принятии и введении в действие ОКВЭД» (вместе с «ОК 029-2001 (КДЕС Ред. 1). Общероссийский классификатор видов экономической деятельности») (Введен в действие 01.01.2003, в период с 01.01.2008 по 01.01.2011 также применяется Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029-2007

42. Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367 (ред. от 18.07.2007) «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94» (вместе с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» ОК 016-94) (дата введения 01.01.1996)

43. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) (ред. от 14.03.2011)

44. «Общероссийский классификатор информации о населении» ОК 018-95. (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 № 412) (Дата введения 01.07.1996) (ред. от 23.12.2010)

45. Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 № 413) (ред. от 24.05.2011) (коды 66-99 ОКАТО)

46. Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 № 413) (ред. от 24.05.2011) (коды 33-65 ОКАТО)

47. Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 № 413) (ред. от 24.05.2011) (коды 01-32 ОКАТО)

48. «Инструкция по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации» (утверждена распоряжением СФ ФС РФ от 01.11.2006 № 461рп-СФ)

49. Письмо Центрального банка Российской Федерации от 18.07.2006 № 98-Т «О соблюдении требований к оформлению документов, представляемых в ФНС России»

50. Письмо Роспотребнадзора РФ от 16.05.2007 № 0100/4961-07-32 «О действующих нормативных и методических документах по гигиене труда»

51. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, ред. от 07.09.2011)

52. Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984. № 213)

53. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. № 558

54. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта: практическое пособие. - 5-е изд. перераб. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. - 407 с.

55. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Шатина Н.В., Документоведение и документационное обеспечение управления: Электронный учебно-методический комплекс. - М.: РГГУ. Центр дистанционных технологий обучения, 2005

56. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 5-е изд., испр. и дополн. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2006. - 334 с.

57. Лопатникова Е. А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. - 6-е изд., испр. - М.: Омега-Л, 2009. - 318 с.: ил. [табл.] - (Библиотека типовых документов)

58. Мастер кадровых решений. Прием на работу: Информационно- справочный комплекс: Электронное приложение к журналу «Секретарь- референт». - М.: Профессиональное издательство, 2009

59. Рогожин М.Ю. Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами: Электронное учебное пособие. - М.: РГГУ. Центр дистанционных технологий обучения, 2007

60. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. - 3-е изд. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2009. - 176 с. - (Профессиональное образование).

61. «Делопроизводство и архивное дело». - М: Наука. - 2011-2012 гг.

62. «Секретарское дело». - СПБ: Нева-издат. - 2011-2012 гг.

63. «Секретариат в вопросах и ответах». - М: Профиздат. - 2010-2011 гг.

64. «Справочник секретаря и офис-менеджера». - М: Профиздат. - 2010-2011 гг.

65. Центр компетенции по вопросам Документационного обеспечения управления. - http://www.edou.ru

66. Pro-Секретариат. Сообщество секретарей, офис-менеджеров, помощников руководителей. - http://www.sekretariat.ru

67. Электронная версия журналов «Справочник секретаря и офис- менеджера» и «Секретариат в вопросах и ответах». - http://www.sekretariat.ru

68. 2.6. Справочно-информационные и методические журналы

69. Гурова Е.А. Информационные технологии в управлении персоналом [Текст] // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2012. - № 4. - С. 21-23.

70. Пшенко А.В. Кадровые документы имеют социальное значение [Текст] // Кадровая служба и управление персоналом предприятия, 2012. - № 6. - С. 9-11.

71. Пшенко А.В. Стандарты деловой деятельности. Нормативная база документационного обеспечения кадровой службы [Текст] // Кадровая служба и управление персоналом предприятия, 2012. - № 7. - С. 11-13.

72. Санкина Л.В. Заполнение типовых форм кадровых документов [Текст] // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2012. - № 7. - С. 26-33.

Размещено на .ru