Анализ документооборота в организации. Структура подчиненности отдела делопроизводства. Прием, обработка, распределение и регистрация поступающих документов. Движение внутренних документов и контроль их исполнения. Объемы и структура документооборота.
Аннотация к работе
В современных условиях для повышения эффективности управления в социальной сфере необходимо совершенствование работы с документами, так как принимая решение, которое может затрагивать все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалист должен опираться на информацию, на служебный документ. Организация работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления, организацию и условия труда работников. Работа с документами должна иметь четкий, структурированный порядок, чтобы специалисты учреждаения могли направлять свои усилия на главные цели и задачи учреждения, не отвлекаясь на косвенные проблемы, затрагивающие их работу.Начальнику управления подчиняются заместители начальника, а им в свою очередь все отделы. Все функции управления и подчинения сосредотачиваются у руководителя, создается вертикальная линия управления и прямой путь воздействия на подчиненных.Документы, поступающие в управление на бумажных носителях, проходят обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение начальником управления и, согласно его резолюции, передаются заместителям начальника и исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Документы, поступившие в управление, минуя отдел учета, распределения документации, в обязательном порядке передаются в данный отдел для регистрации. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалистов отдела учета, распределения документации, принявших документ.Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого учреждения, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами: - составление проекта документа исполнителем проверка правильности оформления проекта документа согласование проекта документаКонтроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют заместители начальника управления и начальники отделов. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов. Сроки исполнения документов определяются начальником управления, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.Письменные обращение гражданина поступающее в виде жалобы, направляется с требованием о восстановлении прав и законных интересов гражданина, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, должностными лицами и общественными организациями. 1) При приеме письменного обращения проверяется правильность его адресования (письмо, доставленное не по назначению, незамедлительно возвращается почтовому предприятию связи не вскрытыми для направления адресату); 2) При вскрытии конверта проверяется наличие в них письма и документов (разорванные документы подклеиваются), которые скрепляются с конвертом. Поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и т.д., а также фотографии и др. приложения к письму) подкалываются под скрепку впереди текста письма (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю). 3) На письма, полученные с ценными бумагами и деньгами, составляется акт за тремя подписями в двух экземплярах.Большее количество времени занимает проверка правильности адресования письма, учет вложенных в письмо документов и проверка подлинности, распределение писем по отделам. Наибольший процент документов обрабатывается в отделе учета, распределения и выпуска документации, кадров, а также большой объем информации проходит через отдел бухучета и контроля. Для наглядного видения данные, обрабатываемой информации, можно представить в таблице.
План
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 5
1. Анализ документооборота в организации 6
1.1. Структура подчиненности отдела делопроизводства 6
1.2 Схема документооборота 6
1.2.1 Прием, обработка, распределение и регистрация поступающих документов 6
1.2.2 Движение внутренних документов 8
1.2.3 Движение документооборота в организации ………………………..10
1.3. Жизненный цикл 11
1.4. Контроль исполнения документов 11
1.5 Объемы и структура документооборота 15
Приложение А 17
Литература 18
Список литературы
1. Федорова Г.В. Основы делопроизводства. - М.: Экономическое образование, 1995. - 27 с.