Рассмотрение теоретических основ организации делопроизводства и документооборота. Изучение организационно-экономической характеристики предприятия. Анализ организации делопроизводства и документооборота, основных мероприятий по его совершенствованию.
Аннотация к работе
Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив и т.д.) [4, с.12]. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих сам документ, его целевое назначение, занимаемое место в пространстве и во времени. Под делопроизводством понимается деятельность, охватывающая документирование, т.е. процесс составления служебных документов и организации работы с документами. Документирование - это процесс создания документов, создание условий, обеспечивающих составление, оформление, прием, регистрацию, обработку, контроль исполнения документов, их размножение, от правку и передачу, формирование дел, а также хранение обработанных документов в архиве.К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперофамм и документограмм, схем движения документов и др. Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. В соответствии с этим должна формироваться методика обследования и совершенствования документооборота, основанная на изучении организационной структуры учреждения с целью выявления уровней принятия решений; органов и звеньев управления, принимающих решения; функциональной деятельности учреждения с целью определения круга решаемых вопросов и их типологии; документационного обеспечения деятельности учреждения с целью выявления кортежей документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения решений, установления маршрутов кортежей документов; подсчета временных затрат на документооборот по типовым вопросам деятельности учреждения. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать весь документ. Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив и т.д.). способствовать освобождению руководящего состава от вспомогательных и технических операций с документами. Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство) - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Однако до последнего времени фактически не предпринималось попыток его теоретического освещения, разработки более эффективных приемов и методов составления документов, которые позволили бы улучшить их качество, снизить трудовые затраты на составление и обработку.
План
Содержание документооборот делопроизводство экономический
Введение
1. Теоретические основы организации делопроизводства и документооборота
3. Анализ организации делопроизводства и документооборота в УКСП «Совхоз «Заветы Ленина»
4. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота
Заключение
Введение
В современных условиях перехода к рыночной экономике организация делопроизводства на сельскохозяйственных предприятиях играет немаловажную роль для внедрения ресурсосберегающих технологий. В первую очередь это связано с экономией средств, которая возникает при рациональном и эффективном использовании всех имеющихся ресурсов. При организации делопроизводства необходимо использовать новые технические средства, которые минимизируют затраты труда работников делопроизводства. Поэтому в нынешних условиях необходимо просчитать и рационально использовать все возможные затраты на ведение документооборота.
Актуальность данной темы определяется в том, что на данный момент многие хозяйства затрачивают огромные средства на ведение своей хозяйственной деятельности, которые можно намного уменьшить за счет рациональной организации делопроизводства и документооборота в хозяйстве. За счет вложения средств в новые средства труда, можно добиться значительной экономии денежных средств и рабочего времени. Поэтому изучению данного вопроса необходимо посвятить достаточно пристальное внимание.
Для полного раскрытия темы необходимо раскрыть основные вопросы. Они затрагивают практически все главные вопросы организации делопроизводства, ведения деловой корреспонденции, автоматизации работы работников служб делопроизводства, а также совершенствования системы делопроизводства и документооборота.
Основной целью данной курсовой работы является изучение организации делопроизводства и документооборота в сельскохозяйственных предприятиях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 1.Разобрать теоретические основы делопроизводства.
2.Провести анализ организации делопроизводства и документооборота.
3.Рассмотреть мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота в хозяйстве.
Объектом исследования является вся документация хозяйства, а предметом - рациональная организация работы с ней.
При написании курсовой работы была использована научно-методическая и нормативная литература отечественных и зарубежных авторов по вопросам делопроизводства и документооборота.
В настоящее время содержание понятия "делопроизводство" определяется ГОСТОМ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив и т.д.) [4, с.12].
Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.
Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием "документопоток". К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Исследовать документопотоки имеет смысл в пределах общего документооборота [2,с.68-69].
Многие исторические факты свидетельствуют о том, что белорусское делопроизводство начало формироваться не позже российского (в IX-X вв.).
В рамках Полоцкого княжества (X-XIII вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X в. уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печати. Состав документов в этот период весьма разнообразен - уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В XII в. появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.
В XIII-XIV вв. бурное развитие хозяйственно-экономической жизни белорусских городов и земель возродило внутри- и внешнеторговые связи. Развитие экономики, необходимость отражения внешней агрессии и отстаивание торговых интересов белорусских земель в соседних государствах привело к образованию централизованного государства - Великого княжества Литовского. Все это предопределило возрастание роли документирования.
В конце XIV в. документы начинают составлять на бумаге. Обязательным способом удостоверения была печать. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался вначале.
В XIV-XV вв. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практически без изменения вплоть до XVIII в. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. В целом все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.
Высшим проявлением документирования законодательства явилось издание трех Статутов Великого княжества Литовского - 1529, 1566, 1588 гг. Все три Статута отличает четкая организация подачи материала.
В XV-XVI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его составления, во второй - решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры - образцы документов. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной и судебной.
Наиболее важным в плане утверждения системы делопроизводства явился XVI в., когда утвердился состав документов, сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, движения и хранения. Последующие два столетия система делопроизводства оставалась практически неизменной. Такое состояние дел было вызвано, с одной стороны, тем, что сложившаяся система удовлетворяла потребностям государственной и общественной жизни, с другой - застоем в экономической, хозяйственной и политической жизни государства.
В середине XVTI в. в организации делопроизводства стали проявляться негативные моменты. Белорусский язык в 1696 г. был заменен на польский, который стал официальным делопроизводственным языком.
Раздел Речи Посполитой в конце XVIII в. привел к тому, что белорусские земли вошли в состав России. Новые статус белорусских земель, административно-территориальное деление, органы управления требовали и новой системы документирования.
В первой половине XIX в. на Беларусь была распространена система, действующая на всей территории Российской империи и получившая название «исполнительное делопроизводство». Ей предшествовали приказное и коллежское делопроизводство.
При казне делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Документы в то время подклеивали друг к другу и получали длинную ленту, наматываемую на палочки в свитки. При чтении документов лента «волочилась», отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное решение того или иного вопроса.
Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717-1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появился термин «архив». Однако, развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.
Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное делопроизводство отличалось четкой организацией и регламентацией, надлежащим учетом документов, что было шагом вперед по сравнению с делопроизводством в Великом княжестве Литовском. В то же время исполнительное делопроизводство характеризовалось необычным бюрократизмом, волокитой и злоупотреблениями чиновников. Решение многих дел при этой системе растягивалось на недели и даже месяцы. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.
Значительные изменения в организации архивного дела произошли на территории Беларуси в первой половине XIX в. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все эти изменения сопровождались повсеместным введением русского языка. Они были весьма значительны, так как полностью изменили организацию делопроизводства на Беларуси, состав документов и технологию их изготовления, обработки и движения.
После октябрьской революции 1917 г. начался советский период в развитии делопроизводства. В 1917- 1919 гг. был разработан и принят целый ряд декретов по вопросам улучшения и упрощения делопроизводства. Вопросами документационного обеспечения процессов управления стало заниматься бюро «Стандартизации». Отличительной чертой делопроизводства в этот период явилось то, что документ стал объектом стандартизации.
С 1972 г. в СССР начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов: ГОСТ 6.38-72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец». В 1973 г. были введены в действие основные положения Единой государственной системы делопроизводства. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1- 75 «Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Этот стандарт установил основные требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов.
Общее методическое и научное руководство работами по унификации и стандартизации документов осуществлял ГОССТАНДАРТ. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на унифицированные системы документации.
На Беларуси после Октябрьской революции 1917 г. наблюдается новый виток развития национального делопроизводства. В 20-е гг. развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Большинство терминов права и обществоведения закрепились в языковой практике, например: ахова здароуя, шляхі зносін, выканаучы камітэт, замежныя справы и др. Были изданы книги, специально посвященные делопроизводству: «Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов» (Мн.,1926), созданный на основе учебника, широко применяемого в РСФСР; «Учебник делопроизводства районных исполнительных комитетов» (Мн.,1926).
Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство. Образцы официальных бумаг. Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания» под редакцией М. Красинского (Мн., 1926).
Основы современной бухгалтерской терминологии также были разработаны в 20-е гг. В 1928 г. был опубликован «Словарь бухгалтерских терминов», в нем приведено 1642 русских термина и соответствующее количество белорусских. Особенностью словаря является то, что основная часть слов в нем - интернациональная.
Постсоветский период начался с распадом СССР. После 1991 г. в республике были созданы самостоятельные структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Так, Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, а на базе Института историко-политических исследований был создан Белорусский научно-исследовательский центр документоведения, археографии и архивного дела (БЕЛНИЦДААД), впоследствии преобразованный в Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БЕЛНИИДАД).
В марте 1995 г. Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БЕЛГИСС) был утвержден и введен в действие с 1 октября 1995 г. стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». Затем с 1 июля 1996 г. был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов», разработанный БЕЛНИИДАД.
Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. Для него характерны две тенденции: заимствование подходов, выработанных в русском языке, и поиск собственных языково-стилевых средств [15,с.5-10].
Составной частью делопроизводства является документирование. Документирование - это процесс составления и оформления документов. Оно развивается по двум направлениям: -документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную, оперативную деятельность предприятия;
-документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.
Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним. Документом называется средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.
Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.
Роль документов в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.
Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом. В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих сам документ, его целевое назначение, занимаемое место в пространстве и во времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.
Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и накопление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций: -информационную, включающую фиксацию, сохранность и передачу информации;
-социальную, отражающую действительность, место и роль человека в обществе;
-коммуникативную, организующую и поддерживающую информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления (указы, законы, жалобы, заявления и т. д.) и двустороннего направления (переписка, договора и т. д.);
-управленческую, создающую документы для целей управления;
-правовую, фиксирующую, закрепляющую и изменяющую правовые нормы и правоотношения;
-учетную, фиксирующую в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;
-культурную, состоящую в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей.
Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа [3 с.3-4].
В настоящее время отдельные авторы термин «делопроизводство» все чаще заменяют термином «документационное обеспечение». Последнее заслуживает внимания, так как содержит весь комплекс работ с документами, включая вопросы их оборота и хранения [16,с.11].
В процессе производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятий их органы управления и должностные лица принимают решения, издают приказы, дают распоряжения, ведут переписку с органами управления, вступают в договорные и другие отношения с юридическими и физическими лицами. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.
Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ей документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией организации, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления. Основной массив документации составляет корреспонденция.
Совокупность различных писем и документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами, принято называть деловой корреспонденцией. В деловых письмах и других документах отражается оперативная деятельность предприятий и учреждений. Административная документация является надежным юридическим источником. К документам обращаются всякий раз, когда в этом возникает необходимость - спустя много лет и даже столетий. Они являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как "способ доказательства" .
Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной на нем определенным способом, предназначенным для передачи информации во времени и пространстве.
Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т.д., называют документацией.
От того, насколько правильно и своевременно составлен или оформлен документ, насколько быстро можно навести необходимую справку и проверить исполнение, зачастую зависит четкость и действенность руководства предприятием. Все эти вопросы относятся к делопроизводству.
Под делопроизводством понимается деятельность, охватывающая документирование, т.е. процесс составления служебных документов и организации работы с документами.
Термин "делопроизводство" - русский термин, как отмечается в литературе, не имеющий аналогов на других языках. Он берет свое начало от старого понятия "производство дел" - непосредственный процесс принятия решения на основании документов. В дореволюционной России процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов - "дел" - назывался "производством дел". На территории Беларуси он появился в конце XVIII - начале XIX вв. одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них.
В белорусском языке понятию "делопроизводство " соответствует термин "справаводства". Термин "справаводства" появился в белорусском языке лишь в 20-е годы XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.
В делопроизводство входят следующие понятия: документирование, документооборот и дело.
Документирование - это процесс создания документов, создание условий, обеспечивающих составление, оформление, прием, регистрацию, обработку, контроль исполнения документов, их размножение, от правку и передачу, формирование дел, а также хранение обработанных документов в архиве.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Дело - это совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенный в отдельную обложку.
Правовая и содержательная стороны документационного обеспечения регламентируются соответствующими законами Республики Беларусь, указами и распоряжениями Президента Республики Беларусь, постановлениями и распоряжениями органов государственной власти и управления, определяются положениями и уставами предприятия, должностными инструкциями работников аппарата управления.
Организационно - техническая сторона документационного обеспечения регламентируется Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который утвержден и введен в действие постановлением Белстандарта от 20 октября 1995 г. № 11.
СТБ 6.38-95 - основной нормативный документ, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительной документации органов государственной власти и управления, а также юридических и физических лиц (субъектов хозяйствования всех форм собственности), осуществляющих хозяйственную деятельность на территории Республики Беларусь.
Нормативные документы, регламентирующие порядок ведения делопроизводства на территории Республики Беларусь, разработаны на основе нормативно-методических документов бывших Главархива и Госстандарта.
Ранее была проделана значительная работа по унификации и классификации документов, разработке единых форм документов, правил их составления и оформления, создания трафаретных текстов. В 1973 году была разработана и внедрена Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
ЕГСД - это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.
Цель системы - внедрить в практику рациональные формы и методы делопроизводственного обслуживания.
В 1984-1986 гг. был подготовлен и принят к действию нормативный документ "Единая государственная система документационного обеспечения управления" (БГСДОУ).
В настоящее время при ведении делопроизводства используются следующие нормативные документы и государственные стандарты: СТБ 6.38-95. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн.: БЕЛНИЦ-ДААД, 1995 (далее по тексту Примерная инструкция);
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Согласно действующему законодательству министерства, госкомитеты и другие центральные органы управления, учреждения, организации, предприятия наделены правом издавать только те распорядительные документы, которые предусмотрены действующим законодательством и соответствующими положениями и уставами [9 ,с.3-5].
Основными нормативными актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются: -Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;
-Стандарт СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
-Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95;
-Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь;
-Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
-Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь [3,с.6].
Результаты хозяйственной деятельности во многом зависят от специализации. Специализация - сосредоточение деятельности предприятия на производстве определенных видов продукции.
Цель специализации - повышение выхода товарной продукции, снижение ее себестоимости и рост прибыли за счет более эффективного использования ресурсов.
Основным показателем, характеризующим специализацию сельскохозяйственных предприятий, является структура товарной продукции. В качестве дополнительных показателей могут быть использованы структура посевных площадей, валовой продукции, поголовья скота, затрат труда.
Основные показатели специализации УКСП «Совхоз Заветы Ленина» приведены в таблице 1.
Таблица 1 - Основные показатели специализации хозяйства (2008 год)
Вид продукции Товарная продукция Валовая продукция сумма, млн. руб. в % к итогу сумма, млн. руб. в % к итогу
Зерно 97 9,4 304 24,0
Рапс - - - -
Молоко 645 64,9 841 57,0
Мясо 287 26,5 234 19,0
ИТОГО … 1029 100 1379 100
Из данных таблицы видно, что в структуре товарной продукции наибольший удельный вес занимает продукция животноводства -91,4%, в том числе молоко - 64,9%, говядина -26,5 %. Доля зерна составляет 9,4 %.
Исходя из удельного веса отраслей в структуре товарной продукции, можно сделать вывод, что ведущими отраслями в хозяйстве являются производство молока и откорм КРС. Следовательно, УКСП «Совхоз Заветы Ленина» имеет молочную специализацию.
Для оценки уровня (глубины) специализации производства рассчитывается коэффициент специализации, который устанавливается с учетом всех отраслей и культур, дающих товарную продукцию, независимо от ее удельного веса в структуре товарной продукции.
Коэффициент (глубина) специализации определяется по формуле:
К=100/SY(2i - 1), где У-удельный вес отдельных отраслей в структуре товарной продукции, % i - порядковый номер товарных отраслей в ранжированном ряду по их удельному весу в структуре товарной продукции.
Значение коэффициента специализации может колебаться от 0 до 1. Если его уровень меньше 0,2, то это свидетельствует о слабо выраженной специализации; от 0,2 до 0,4 - о средней; и свыше 0,6 - об углубленной специализации.
В УКСП «Совхоз «Заветы Ленина» коэффициент специализации равен 0,5, что говорит о высоком ее уровне.
Ресурсы предприятия
Результаты работы сельскохозяйственных предприятий существенно зависят от условий производства. Только с учетом конкретных условий можно объективно оценить результаты деятельности хозяйства и наметить пути его дальнейшего развития. Так условия производства можно разделить на несколько групп: природные и климатические, месторасположение хозяйства, экономические условия производства. Каждая из групп характеризуется собственной системой показателей.
Из природных условий на результаты хозяйственной деятельности наибольшее влияние оказывают типы почв, особенности климата, рельефа местности, растительности. При оценке месторасположения хозяйства изучается расстояние от областного и районного центра, железнодорожных станций, перерабатывающих предприятий, состояние дорожной сети. К экономическим условиям, от которых зависят результаты хозяйственной деятельности, относятся обеспеченность предприятий земельными и трудовыми ресурсами, основными и оборотными фондами.
Земля является главным средством производства в сельском хозяйстве. Поэтому рациональное использование земельных ресурсов имеет большое значение для развития хозяйственной деятельности, с которой тесно связан объем производства сельскохозяйственной продукции и продовольственная проблема.
Каждое хозяйство должно эффективно использовать землю, повышать ее плодородие, не допускать эрозии почв, заболачивания, зарастания сорняками.
Таблица 2 - Землепользование хозяйства
Вид угодий Годы Стр-ра землепользования за 2008г., % Стр-ра с.-х. угодий за 2008г., %
2006г 2007г 2008г
Всего закреплено земли, га 5310 5189 5308 100 -
В т.ч Пашня 3566 3470 3484 65,8 74,3
Сады и другие многолетние насаждения 22 22 22 0,4 0,4
За УКСП «Совхоз «Заветы Ленина» в 2008 году было закреплено 5310 га земельных угодий, из которых 4687 га - сельхозугодия, что составляет 88,5 % от общей земельной площади. Наибольший удельный вес в структуре сельхозугодий занимает пашня -74,3 %, что говорит о высоком уровне распаханности земель в хозяйстве (табл. 2).
Обеспеченность сельскохозяйственных предприятий основными средствами производства и эффективность их использования являются важными факторами, от которых зависят результаты хозяйственной деятельности, в частности качество, полнота и своевременность выполнения сельскохозяйственных работ.
В УКСП «Совхоз Заветы Ленина» наибольший удельный вес в структуре основных фондов составляют здания и сооружения (61,4 %), машины и оборудование (25,7 %) (табл. 3).
Таблица 3 - Основные средства производства
Вид основных средств Стоимость основных средств, млн. руб. Структура осн. ср-в за 2008г. в % к итогу
2006г 2007г 2008г
Здания и сооружения 12373 12011 12761 61,4
Многолетние насаждения 11 11 11 0,1
Передаточные устройства
Машины и оборудование 5693 5478 5350 25,7
Транспортные средства 771 771 771 3,7
Инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь
Среднегодовая стоимость осн. ср-в, млн. руб. 18100 17450 19300
Наличие энергетических мощностей, тыс. л. с. 8 8 8
Приходится основных средств, млн. руб.: На 100 га с.-х. угодий 377,8 373,5 412,0
На 100 га пашни 507,9 503,0 554,3
Энерговооруженность, л. с. 37,2 49,1 48,2
Фондоотдача, руб. 0,08 0,11 0,10
Анализируя таблицу можно отметить, что в последние годы наблюдается увеличение стоимости основных средств производства, но основная причина этого не дополнительное приобретение отдельных видов и групп основных средств, а ежегодная переоценка их стоимости.
Для определения уровня использования основных производственных фондов используют натуральные, стоимостные показатели, а также различные коэффициенты. Наиболее обобщающими показателями являются фондоотдача и энерговооруженность.
Показатель фондоотдачи в 2008 году в хозяйстве составил 0,10.
Показатель энерговооруженности равен 48,2 л.с.
Достаточная обеспеченность сельскохозяйственных предприятий необходимыми трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объема производства продукции и повышения эффективности производства. В частности, от обеспеченности хозяйства трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременности выполнения сельскохозяйственных работ, эффективность использования техники, и как результат, объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей. Показатели наличия трудовых ресурсов и эффективности их использования показаны в таблицах 4 и 5.
Таблица 4 - Среднегодовая численность работников
Категория Работников Годы
2006г. 2007г. 2008г.
Рабоники, занятые в с.-х. производстве: 217 165 167 из него рабочих 187 141 144 рабочие сезонные и временные - - -
Служащие - всего 30 24 23
В т.ч.: руководители 7 7 7
Специалисты 21 15 15
Нагрузка на одного работника, га : с.-х. угодий 22,3 28,7 28,2
Пашни 16,6 21,3 21,0
Таблица 5 - Эффективность использования трудовых ресурсов
Показатели Годы 2008 в % к 2006г
2006г 2007г 2008г
Валовая продукция (в сопост. ценах) на среднегодового работника, тыс. руб. 6795,3 12061,3 11114,5 163,6
Валовая продукция ( в сопост. ценах) на 1 чел.-ч., руб.: в растениеводстве 4429 5968 6508 146,9 в животноводстве 3398 5020 4419 130,0 в целом по хозяйству 3855 5431 5108 132,5
Состояние растениеводства
Размер и структура посевных площадей УКСП «Совхоз «Заветы Ленина» отражены в таблице 7.
Однолетние травы на з/к 645 507 640 18,1 14,6 18,4
Кукуруза на силос 300 180 310 8,4 5,2 8,9
Всего посевов 3564 3469 3482 100 100 100
Как видно из таблицы за период с 2006 года по 2008 год произошло снижение посевов на 82 га. Также претерпела изменения и структура посевов. Наметилась тенденция снижения посевов зерновых культур. В 2006 году посевы зерновых составляли 1400 га или 39,3 % от общей площади посевов, а в 2008 году уже 1305 га или 37,5 %.
Важным показателем, характеризующим уровень культуры земледелия хозяйства, является урожайность сельскохозяйственных культур, которая является основным фактором, определяющим объем производства продукции растениеводства. Поэтому данному показателю уделяется большое внимание. В свою очередь урожайность культур определяют качество земли, количество внесенных удобрений, метеорологические условия года, качество и сорт семян, способы и сроки сева, уборки урожая и др.
За анализируемый период в УКСП «Совхоз «Заветы Ленина» произошло изменение урожайности сельскохозяйственных культур (табл.8).
Таблица 8 - Урожайность сельскохозяйственных культур и затраты труда на 1 ц продукции
Культуры и с.-х. угодья Урожайность, ц/га Затраты труда, чел.-ч.
2006г 2007г 2008г 2006г 2007г 2008г
Зерновые и зернобобовые (в среднем без кукурузы) 19,7 10,4 10,8 2,2 1,7 1,6
Рапс 23,5 20,5 - 2,1 2,4 -
Кормовые корнеплоды
Кукуруза на силос
Многолетние травы: на сено 10,1 15,0 20,7 2,5 2,7 2,7 на семена 1,1 1,0 1,3 15,9 10,0 15,4 на з/м 101,3 92,7 110,0 0,4 0,3 0,3
Однолетние травы на з/к 83,4 101 100 0,3 0,3 0,2
Выход ц к. ед. с 1 га: с.-х. угодий 18,1 17,2 17,4 пашни 20,4 18,9 19,4
Урожайность зерновых и зернобобовых в 2008 году составила 10,8 ц/га, что на 55 % ниже уровня 2006г. В целом же можно сделать вывод о том, что на предприятии достигнут достаточно низкий уровень урожайности с.-х. культур.
В таблице 8 также содержатся данные о составе и структуре затрат на производство продукции растениеводства.
Состояние животноводства
Таблица 9 - Поголовье скота и птицы
Вид и группы скота и птицы Фактически голов Структура стада, %
2006г. 2007г. 2008г.
Крупный рогатый скот - всего 1836 1829 1843 100
В т.ч. коровы 685 690 803 43,6
Лошади 9 5 - -
Всего скота (условных головах) 1384 1378 1427 -
Данные таблицы 9 приложения показывают, что в хозяйстве в 2008году имелось 1843 голов крупного рогатого скота, в том числе 803 коров. Всего в хозяйстве в 2008 году имелось 1427 условных голов скота.
Среднесуточный прирост КРС в 2008 году составил 345г, среднегодовой удой молока в 2008 году составил 2542 кг на 1 корову. Деловой выход телят на 100 коров составил в 2007 г. 82 головы, что на 8 % ниже уровня 2006г (таблица 10).
Таблица 10- Основные экономические показатели животноводства
Показатели Годы 2008г в % к 2006г
2006г 2007г 2008г
Приходится на 100 га с.-х. угодий, гол: КРС 38 39 39 102,6
В т.ч. коров 14 15 17 121,4
Деловой выход приплода на 100 маток, гол 89 86 82 92,1
Среднесуточный прирост молодняка КРС, г 387 431 345 89,1
Удой молока на 1 среднегодовую корову, кг 2762 308
Вывод
Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив и т.д.).
Делопроизводство должно решать триединую задачу: - содействовать эффективности управления;
- обеспечивать оперативное прохождение и контроль над исполнением документов;
- способствовать освобождению руководящего состава от вспомогательных и технических операций с документами.
Решение этой задачи возложено на подразделения делопроизводства как части управленческого процесса, включающего следующие основные элементы: - подготовка и размножение документов;
- прием, учет, предварительное рассмотрение документов и подготовка их для доклада руководству;
- контроль над прохождением документов;
- оформление, адресованние, пересылка и доставка корреспонденции адресатам;
- организация и осуществление контроля над исполнением документов;
- систематизация документов по делам, учет, оформление и ведение этих дел, подготовка их к архивному хранению;
- уничтожение документального материала;
- хранение документов (дел) и обеспечение их использования;
- контроль над состоянием делопроизводства и наличием (сохранностью) документов (дел).
Составной частью делопроизводства является документирование - процесс составления и оформления документов.
Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство) - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.
Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.п.
Создание документов - сложный и весьма трудоемкий процесс. Однако до последнего времени фактически не предпринималось попыток его теоретического освещения, разработки более эффективных приемов и методов составления документов, которые позволили бы улучшить их качество, снизить трудовые затраты на составление и обработку.
Для того чтобы процесс составления плана документа был эффективным, он должен складываться из нескольких операций: - изучение исходного материала;
- определение объема информации, которую должен содержать документ;
- деление текста документа на смысловые части (каждая часть - это группа тесно связанных между собой мыслей, имеющих общую микротему);
- выделение смыслового опорного пункта в каждой части, т.е. выделения в ней самого существенного, самого характерного;
- определение среди этих частей главных и второстепенных (при этом устанавливается их соподчиненность, связь, соотношение).
К документации управленческого характера относятся приказы, акты, договоры, трудовые соглашения, докладные и объяснительные записки, справки.
Приказ - основной распорядительный документ, действует на основе единоначалия, подписывается руководителем предприятия.
Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма занимают до 80% входящей и исходящей документации предприятия.
Делопроизводство включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными предприятием и полученными извне: - прием;
- распределение;
- регистрация;
- контроль исполнения;
- справочная работа;
- формирование дел;
- хранение и использование документации;
- движение документной информации по инстанциям.
Регистрация документов - запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название «средства организационной техники. В делопроизводственных процессах используется разнообразная оргтехника, которая классифицируется на средства: - копирования и оперативного размножения документов;
- составления и изготовления текстовых документов;
- обработки документов;
- поиска, хранения и пересылки документов;
- административно-управленческой связи.
Среди мероприятий, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов и др. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.