Автоматизированные системы контроля за исполнением - Курсовая работа

1 Автоматизированные системы 1.1 АСКИД 1.2 CompanyMedia 1.3 БОСС-Референт 1.4 Optima Workflow 1.5 Documentum 1.6 LanDocs 1.7 ДЕЛО 1.8 АС-Архив 1.9 Гран-Док 1.9.1 Гран-Док - Lite 1.9.2 Гран-Док - сетевая версия 1.9.3 Гран-Док - корпоративная версия 1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12 1.10.1 Организация работы в системе 1.10.2 Модули системы 1.11 PayDox 1.12 ESCOM.DOC v.1.5 2 Сравнительная характеристика основных автоматизированных систем контроля за исполнением ЗАКЛЮЧЕНИЕ ЛИТЕРАТУРА ПРИЛОЖЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение уп­равления совершенно не развито или используется в луч­шем случае только наполовину. Как повысить эффективность работы с документами?. Как уско­рить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по до­кументам, процедуры согласования документов, процессы информиро­вания и ознакомления сотрудников с документами?. Как выстроить еди­ное информационное пространство для организаций, имеющих филиа­лы, дочерние предприятия, представительства Совершенно очевидно, что в век новейших информационных техноло­гий традиционная схема управления документооборотом уже не справля­ется с теми объемами работы, которые существуют в данное время. Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для авто­матизации работы с документами неуклонно растет. Цель данного исследования - изучить программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов делопроизводства. Автоматизация документо­оборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дис­циплину, что осуществляется за счет улучшения контроля испол­нения поручений по документам. Автоматизированная система элект­ронного документооборота обя­зана, в частности, иметь следу­ющие характеристики: - после регистрации инфор­мационного материала в ка­честве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или унич­тожить документ; - документу устанавливает­ся срок хранения, соответ­ствующий требованиям за­конодательства и контро­лирующих организаций. Уничтожать электронные до­кументы могут только специ­ально уполномоченными ли­ца - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе цен­ности и уничтожению доку­ментов с истекшими срока­ми хранения. АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности: Руководителям: - создавать (регистрировать) новые карточки документов, - создавать (регистрировать) новые поручения, - отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей, - контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины, - контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей, - осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений, - фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения), - осуществлять поиск поручений по различным критериям, - просматривать архив выполненных и закрытых поручений, - выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение, - выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям, - просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений. Исполнителям: - получать новые поручения от руководства, - контролировать сводное состояние своих текущих поручений, - осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения, - фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя), - осуществлять поиск своих поручений по различным критериям, - просматривать архив выполненных поручений, - выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение, - выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.