Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.
Аннотация к работе
С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. Понятие "документ" определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда. Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа документов.За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Разработка таких документов преследует ряд целей: - обеспечение юридической силы документа; ГСДОУ - это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.Дирекция единого заказчика МО Федерального агентства по управлению государственным имуществом в городе Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о (Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, создано по Приказу Федерального агентства по управлению государственным имуществом и является территориальным органом федерального органа исполнительной власти ГКУ МО, а также осуществляет функции по управлению федеральным имуществом, по организации продажи приватизируемого федерального имущества, по реализации имущества, выполняет и другие функциональные обязанности, прописанные в данной главе.Электронная форма проекта документа позволяет значительно сократить сроки согласования документов. Наличие расширенного поиска позволяет значительно упростить исполнителю работу с документами. С помощью удаленного доступа к СЭД исполнитель может в любое время и в любом месте получить обновленную актуальную информацию о документе. Стоимость 1 часа работы программиста, рассчитанная по формуле, составляет: Основная заработная плата программиста за время разработки программы рассчитывается по формуле: Дополнительная заработная плата составляет 12% от Зо: Отчисления на социальное страхование составляют 26% от суммы ЗОИЗДОП: Таким образом, заработная плата разработчика с учетом дополнительной заработной платы и отчислений на социальное страхование составляет: Стоимость электроэнергии рассчитывается по формуле и составляет: (1) Норма амортизации рассчитывается по формуле: Сумма амортизации, рассчитанная по формуле, составляет: Стоимость ремонта оборудования рассчитывается по формуле и составляет: Основная заработная плата обслуживающего персонала за время разработки программы рассчитывается по формуле и составляет: Дополнительная заработная плата составляет: Отчисления на социальное страхование составляют: Таким образом, заработная плата обслуживающего персонала за время создания программы, рассчитывается по формуле и составляет: Расходы на эксплуатацию оборудования вычисляются по формулеВ качестве основной автоматизированной системы для перехода на безбумажный электронный документооборот была выбрана программа «ДЕЛО», которая на рынке занимает лидирующие позиции, а также работает на рынке государственных муниципальных услуг. Данный вариант предлагается рассматривать как наиболее весомый в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в учреждении параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.Проведенные автором исследования по разработке и внесению рациональных предложений по совершенствованию системы организации делопроизводства в государственной организации позволяют сделать ряд выводов: В ходе изучения теоретических аспектов по организации делопроизводства, было установлено, что документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Оптимизация документооборота заключается в достижении следующих условий: исключение возвр
План
Содержание
Введение
1. Теоретические аспекты документационного обеспечения в управленческой деятельности
1.1 Сущность управления документооборотом
1.2 Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота
Выводы к 1 главе
2. Анализ документооборота ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"
2.1 Общая характеристика ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"
2.2 Анализ системы документооборота в ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"
Выводы ко 2 главе
3. Разработка мероприятий по совершенствованию электронного документооборота
3.1 Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО»
3.2 Оценка эффективности реализации проекта
Выводы к 3 главе
Заключение
Библиографический список
Приложения
Введение
На сегодняшний день организациями используются сотни пакетов систем электронного документооборота. Более того, существует практика внедрения в организации не одного, а сразу нескольких пакетов. Менеджмент компаний объясняет это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточной функциональной полнотой. Как следствие внедрения нескольких информационных систем возникает значительная избыточность информационных потоков. Избыточность требует неоправданного потребления дорогостоящих информационных технологических и людских ресурсов.
С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
Понятие "документ" определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.
Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие "документ" производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.
В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.
Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.
Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа документов. При этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными. На помощь приходят системы электронного документооборота, которые позволяют создавать и обрабатывать документы электронными средствами.
Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует сокращению времени обработки, создания и поиска документов примерно на 40%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любой учреждении играет эффективная система управления электронным документооборотом, обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его потоков документов и информации.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы нашего исследования: " Разработка проекта усовершенствования электронного документооборота".
Объект исследования - система документооборота ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО".
Предмет исследования - управление электронным документооборотом ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО".
Цель - совершенствование системы электронного документооборота ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО".
Задачи: 1. Выявить значение и место документационного обеспечения в управленческой деятельности.
2. Изучить теорию управления документооборотом в управленческой деятельности.
3. Дать понятие стандартизации и унификации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;
4. Изучить систему унификации и стандартизации документов;
5. Сделать заключение по работе.
6. Изучение теоретических источников.
7. Анализ организационной структуры ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО".
8. Проанализировать влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.
Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженных в научных трудах Митяева К.Г., Лившица Я.З., Кузнецовой Т.В., Соковой А.Н., Мингалева В.С., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Славко Т.И., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В., Ларина М.В., где автор в своей работе «Управление документацией в организациях» решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в учреждениях различного типа, формирования концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений.
Несмотря на значительное количество исследований, связанных с разработкой методологических подходов, методов, научную обоснованность проблематики документационного обеспечения нельзя признать достаточной. Вопросы совершенствования документационного обеспечения в государственных организациях рассмотрены недостаточно глубоко и полно.
При написании дипломной работы использовались следующие научные методы исследования: - теоретический анализ специализированной литературы.
- системный анализ - это метод системного подхода, позволяющий определить целесообразность совершенствования организации, выявить недостатки и определить пути развития.
- сравнительный метод предполагает сопоставление различных понятий, явлений и процессов и выяснение между ними сходства и различий.
При написании данного проекта была использована специальная литература, которая способствовала раскрытию материала, законодательство РФ, статистическая и оперативная отчетность ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО".
В процессе подготовки дипломного проекта были использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство».
Структура проекта соответствует решению поставленных задач. Состоит из введения, теоретической главы, посвященной изучению теоретических основ ведения электронного документооборота, аналитической главы, в которой проводится анализ делопроизводства в ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО", выявляются недостатки в существующей системе, в третьей главе предлагаются основные пути совершенствования электронного документационного обеспечения ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО". В заключении подводятся итоги проделанной работы.
Вывод
На основании всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. Дирекция единого заказчика МО Федерального агентства по управлению государственным имуществом в городе Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о (Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, создано по Приказу Федерального агентства по управлению государственным имуществом и является территориальным органом федерального органа исполнительной власти ГКУ МО, а также осуществляет функции по управлению федеральным имуществом, по организации продажи приватизируемого федерального имущества, по реализации имущества, выполняет и другие функциональные обязанности, прописанные в данной главе.
Организацией делопроизводства и документооборота занимается организационный отдел и делопроизводство. В ходе проведенного анализа было установлено, что в организации делопроизводства, необходимо совершенствовать области приема и отправки документации с помощью автоматизированных систем, а также методологию обеспечения делопроизводства и архива Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, а также в области контроля и проверки исполнения, при этом осуществлять анализ состояния исполнительской дисциплины с выявлением причин неисполнения поручений в установленный срок.
Что касается вопроса безбумажного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, то в настоящее время в учреждении используются различные информационные системы, среди которых нет автоматизированной системы по ведению безбумажного документооборота.В качестве основной автоматизированной системы для перехода на безбумажный электронный документооборот была выбрана программа «ДЕЛО», которая на рынке занимает лидирующие позиции, а также работает на рынке государственных муниципальных услуг. Данный вариант предлагается рассматривать как наиболее весомый в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в учреждении параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота. На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются эффективными и окупятся в течение 1,3 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей. Благодаря внедрению такой автоматизированной программы «ДЕЛО», Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о сможет: увеличить производительность труда персонала, снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов. Также увеличится экономия времени на различные операции: поиск и ожидание поступления документов, согласование, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.